Sie haben Fragen zu POLAVIS VIVA?

Nachfolgend haben wir für Sie Frequently Asked Questions (FAQ) zusammengestellt. Hier finden Antworten auf Fragen, die uns häufig gestellt werden.

Sollte Ihre Frage hier nicht ausreichend beantwortet werden, können Sie uns auch gerne schreiben.
Unser Support-Team erreichen Sie unter  info@polavis.de

> Sicherheit

Gibt es eine App-Version von POLAVIS VIVA?

Für die Patienten bieten wir sowohl eine Web-Version als auch eine App an. Die Professionals (niedergelassene Ärzte, Apotheken, Kliniken) haben bislang nur über ein Web-Portal Zugriff auf die Patientendaten.

Wie werden meine Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt?

Sämtliche Daten, die in POLAVIS VIVA eingegeben und angezeigt werden sind verschlüsselt und streng vertraulich gesichert. Derartige Verschlüsselungstechniken werden auch im Rahmen von Online-Banking-Prozessen verwendet. Sie genügen höchsten Datenschutzansprüchen obwohl sie keine zusätzliche Software benötigen.

Im Web-Portal erkennen Sie die aktive Verschlüsselung immer durch einen entsprechenden Hinweis.

Wie werden meine Daten gespeichert?

POLAVIS VIVA ist ein Online-Dienst. Sowohl der Diensteanbieter als auch alle Server befinden sich in Deutschland. Die von Ihnen angegebenen Daten werden ausnahmslos auf Servern in Deutschland verschlüsselt gespeichert.

Ist die Kommunikationstechnik sicher?

Sämtliche Datenübertragungen erfolgen über HTTPS, der Standard für die verschlüsselte Übertragung von Daten zwischen Browser und Server. Die verwendeten Server sind für Menschen nicht zugänglich und genügen höchsten Sicherheitsanforderungen.

Warum zeigt mein Browser nicht alle Icons an?

POLAVIS VIVA ist sowohl mit der aktuellen Version von Firefox, Internet Explorer sowie Safari nutzbar.

Kann der Diensteanbieter, die eHealth Ventures GmbH, Daten sehen?

Nein. Wir sind ein professioneller Software-Anbieter im Gesundheitswesen und sind sehr auf Datenschutz bedacht.

Um Ihre Privatsphäre und den Schutz Ihrer Ihrer Patientendaten zu gewährleisten, werden alle medizinischen Daten vor dem Senden verschlüsselt. Denn bei POLAVIS VIVA sind Sie – und niemand sonst – Herr Ihrer Daten. Dafür sorgt unsere Sicherheitstechnologie und unser Anspruch an höchste Sicherheit. Der Zugangsschlüssel liegt ausschließlich in Ihrer Hand bzw. in der Hand Ihrer Patienten.

Wann ist POLAVIS VIVA für mich nutzbar und erreichbar?

Der Betrieb von POLAVIS VIVA erfolgt 365 Tage im Jahr, 24 Stunden am Tag.

Wir stellen sicher, dass der Datenabruf für Sie verfügbar ist. Technische oder sonstige Probleme, die nicht im Einflussbereich des Diensteanbieters liegen sowie Zeiten in denen der Diensteanbieter angekündigte Wartungsarbeiten durchführt, sind davon ausgenommen.

> Mitgliedschaft

Warum muss ich mich registrieren?

Die Nutzung von POLAVIS VIVA setze eine erfolgreiche und ordnungsgemäße Registrierung voraus. Eine Registrierung ist nötig, um Sie als Nutzer eindeutig identifizieren zu können. Die Identifizierung erfolgt dabei durch Ihre E-Mail-Adresse und ein gewähltes sicheres Passwort.

 

Sollten Sie bereits ein Nutzerkonto besitzen, das auf Ihre E-Mail-Adresse bezogen wurde, können Sie sich ganz einfach mit dem von Ihnen hinterlegten Passwort anmelden.

Wenn Sie noch nicht über ein Nutzerkonto verfügen, können Sie sich einfach mit dem POLAVIS VIVA Web-Portal registrieren. Geben Sie Ihren Namen, Ihr Geburtsdatum sowie Ihrer Email-Adresse ein und wählen Sie ein sicheres Kennwort.

Wie läuft der Registrierungsprozess ab?

Um sich erfolgreich zu registrieren, müssen Sie den Namen Ihrer Einrichtung und Ihre E-Mail-Adresse auf dem Web-Portal eingeben. Ist Ihre Praxis, Ihr Krankenhaus oder Ihre Apotheke in unserer Datenbank erfasst, können Sie die hinterlegten Kontaktdaten direkt übernehmen. Wenn nicht, können Sie Ihre Einrichtung neu anlegen. Anschließend senden wir Ihnen eine E-Mail mit einem Teilnahmevertrag zu, welchen Sie innerhalb von 10 Werktagen unterschrieben per Post oder als Scan an uns zurück schicken. Sobald wir diesen erhalten, schalten wir Ihren Account frei. Im Anschluss daran bekommen Sie eine E-Mail zugesandt, die einen Link für den Abschluss der Registrierung enthält. Durch Klicken auf diesen Link öffnet sich Ihr Internet-Browser. Nun müssen Sie nur noch Ihr Passwort festlegen und können von nun an POLAVIS VIVA nutzen.

Welche Einrichtungen können POLAVIS VIVA nutzen?

Zur Zeit können sich Apotheker, niedergelassene Ärzte und Krankenhausärzte bei POLAVIS VIVA registrieren.

Wie kann ich meinen Account löschen?

Als Nutzer sind Sie alleiniger Eigentümer Ihrer Daten. Sie können daher jederzeit der Nutzung widersprechen und die Löschung Ihres Kontos veranlassen. Dafür senden Sie bitte eine E-Mail an info@polavis.de Gerne helfen wir Ihnen hier bei allen Anliegen weiter.

Infolge des Widerspruchs werden sämtliche Daten Ihres Nutzerkontos unwiderruflich und unverzüglich gelöscht. Bitte beachten Sie dabei, dass auch sämtliche Nutzerdaten, die über Ihr Konto angelegt wurden (z.B. weitere Profile) ebenfalls unwiderruflich gelöscht werden.

Wo kann ich mich über den Datenschutz und AGBs informieren?

Unsere Datenschutzerklärung finden Sie hier.

Zudem können Sie hier die gültigen AGBs einsehen.

Mein Konto wurde deaktiviert. Warum?

Ihr Nutzerkonto wird automatisch deaktiviert, wenn Ihre Anmeldedaten mehrmals falsch eingegeben werden. Eine Reaktivierung Ihrer Nutzerkontos erfolgt durch den Support (info@polavis.de).

Mein Konto wurde nicht aktiviert. Warum?

Um Ihre Einrichtung bei POLAVIS VIVA zu registrieren, müssen Sie einen Teilnahmevertrag unterschreiben. Diesen haben wir Ihnen an die registrierte E-Mail-Adresse geschickt. Bitte drucken Sie den Vertrag in zweifacher Ausführung aus und schicken uns ein Exemplar postalisch oder elektronisch zurück. Sobald wir die Unterlagen von Ihnen erhalten haben, aktivieren wir Ihren Account und Sie erhalten eine E-Mail mit einem Link auf welchem Sie Ihr Passwort festlegen können.

Sollten Sie Fragen zu diesem Prozess haben, können Sie uns jederzeit eine E-Mail schicken: info@polavis.de

Ich habe mein Kennwort vergessen. Wie kann ich es zurücksetzen?

Sollten Sie sich nicht an Ihr gewähltes Kennwort erinnern, können Sie ein neues Kennwort erstellen. Hierzu müssen Sie im Login-Prozess auf „Mein Kennwort vergessen“ klicken. Anschließend lässt sich über eine an Sie gesendete E-Mail Ihr Kennwort zurücksetzen und ein neues Kennwort erstellen.

Wozu kann ich das Medikamentenverzeichnis nutzen?

Um Ihnen die Erstellung von Medikationsplänen zu erleichtern, haben wir ein umfassendes Verzeichnis von Arzneimitteln in einer Datenbank hinterlegt. Geben Sie einfach die ersten drei Buchstaben des gesuchten Medikamentes ein und wählen Sie das Gesuchte aus der Liste aus.

Kann ich POLAVIS VIVA ohne Registrierung nutzen?

Ja. Wenn Ihr Patient POLAVIS VIVA nutzt und Sie noch nicht registriert sind, können Sie trotzdem schon im ersten Behandlungsgespräch davon profitieren. Sie können die Freigabe Ihres Patienten über einen Schnellzugriff einsehen und Behandlungsinformationen und Medikationspläne für ihn erstellen.

Bitte beachten Sie, dass Sie bei der Nutzung von POLAVIS VIVA ohne abgeschlossene Registrierung nicht alle Funktionen und Vorteile nutzen können.

Mein Patient interessiert sich für POLAVIS VIVA. Wie kann ich ihn einladen?

Ist Ihr Patient noch kein Nutzer von POLAVIS VIVA, können Sie im Web-Portal durch einen Klick auf „Patient einladen“ dazu einladen. Hier müssen Sie nur den Namen und die E-Mail-Adresse des Interessenten eingeben und er wird umgehend per E-Mail über POLAVIS VIVA informiert.

Fallen für die Nutzung von POLAVIS VIVA Kosten für mich an?

Sowohl für die Registrierung, als auch die Nutzung von POLAVIS VIVA ist sowohl für Patienten, als auch für Ärzte und Apotheker zu jederzeit kostenlos.

> Bedienung

Wie ist POLAVIS VIVA aufgebaut?

Der Patient steht für uns immer im Mittelpunkt. Mit POLAVIS VIVA hat er die Möglichkeit alle Informationen zu seiner Gesundheit (Krankheit, Symptom, Arzt, Therapie) strukturiert zu verwalten.

Durch die neue Möglichkeit der „Freigabe“ können Patienten ausgewählte Daten mit ihren Ärzten teilen. Ärzte und Apotheker haben darüber hinaus die Möglichkeit innerhalb von POLAVIS VIVA Behandlungsnotizen oder Medikationspläne für Ihre Patienten zu erstellen.

Was steht hinter der "Benutzerverwaltung"?

Wenn Sie Ihre Einrichtung neu bei POLAVIS VIVA registriert haben, übernehmen Sie die Rolle des „Prinzipals“. Das bedeutet, Sie können unter „Benutzerverwaltung“ noch weitere Mitarbeiter Ihrer Einrichtung zu POLAVIS VIVA einladen. Wenn Sie die Rolle des Prinzipals an einen Kollegen abgeben möchten, können Sie bei der Einladung das Feld „Dieser Benutzer darf weitere Benutzer anlegen“ markieren. Ihm stehen dann die selben Rechte wie Ihnen zu.

Wie kann ich meine Mitarbeiter in POLAVIS VIVA einladen?

Wenn Sie die Rolle des Prinzipals einnehmen, können Sie unter dem Reiter „Benutzerverwaltung“ neue Nutzer anlegen. Ihnen stehen dabei zwei mögliche Vorgehensweisen zur Verfügung:

1. Sie können die Mitarbeiter einzeln über „Neuen Nutzer hinzufügen“ zu POLAVIS VIVA einladen. Dazu müssen Sie im Formular Name und E-Mail-Adresse des Mitarbeiter eingeben.

2. Sie können eine CSV-Datei erstellen, welche alle Mitarbeiter mit ihren Kontaktdaten auflistet. Bitte achten Sie darauf, dass die Tabelle wie folgt aufgebaut sein muss: email,gender,title,first_name,last_name,position (Beispiel: user1@example.com,female, Dr.,Gretchen,Frage, Chefärztin).

Weitere Informationen zur Erstellung der Datei finden Sie unter „Nutzer importieren“.

Was ist "Mein Profil"?

Unter Ihrem Profil finden Sie Ihre in der Registrierung gemachten Angaben (Geburtsdatum, E-Mail-Adresse usw.). Hier ist auch der richtige Ort, um Ihr Profilbild zu aktualisieren.

Wie kann ich meinem Patienten eine Behandlungsinformation zukommen lassen?

Am oberen Rand des Browsers können Sie auf „Behandlungsinformationen“ Notizen an Ihren Patienten senden. Geben Sie beispielsweise den ICD-Code ein und fügen Sie einen Kommentar ein. Hier können Sie auch Dokumente, wie z.B. einen Laborbereich hinzufügen. Wenn Sie das Kästchen „An Patienten freigeben“ auswählen, werden die Informationen direkt an Ihren Patienten weitergeleitet. Aktivieren Sie das Kästchen nicht, wird die Behandlungsinformation nur als Entwurf gespeichert und Sie können sie später vor der Freigabe nochmals überarbeiten.

Wie kann ich für meine Patienten einen Medikationsplan in POLAVIS VIVA erstellen?

Die neuen Freigaben Ihrer Patienten finden Sie unter „Neue Freigaben“. Klicken Sie auf „ansehen“ um die freigegebenen Gesundheitsdaten einzusehen. Am oberen Rand des Browsers können Sie auf „Medikationsplan“ neue Medikamente zu dem Medikationsplan hinzufügen.

 

Geben Sie den Namen des Medikaments und die Einnahmeverordnung ein. Außerdem können Sie zu jedem Medikament ein Dokument (z.B. Rezept) hinzufügen. Klicken Sie anschließend auf „speichern“. Gehen Sie nun in Ihrer Übersicht auf „Medikationspläne“. Hier können Sie eingegebene Medikationen ändern, neue hinzufügen oder den Medikationsplan freigeben.

Wo finde ich was?

Im Menü finden Sie die folgenden Punkte:

„Neue Freigaben“: Hier finden Sie eine Liste mit allen Patienten, die mit Ihnen eine Freigabe teilen möchten. Wenn Sie den Inhalt der Freigabe sehen möchten, klicken Sie auf „ansehen“.

„Bearbeitete Freigaben“: Hier sehen Sie alle Freigaben, die Sie in der Vergangenheit bereits bearbeitet haben und die noch nicht abgelaufen sind. Das bedeutet, Sie können weiterhin Behandlungsinformationen teilen oder Medikationspläne erstellen.

„Abgelaufene Freigaben“: Hier finden Sie alle Freigaben, bei denen die Gültigkeit abgelaufen ist. Sie können die geteilten Informationen nicht mehr einsehen.

Wie kann ich meinem Patienten medizinische Dokumente über POLAVIS VIVA schicken?

POLAVIS VIVA bietet Ihnen die Möglichkeit immer Ihre Dokumente zu allen Eingaben, die Sie vornehmen, abzuspeichern. Ein Import Ihres Dokumentes erfolgt ganz komfortabel und hochauflösend über den Upload von Ihrer Festplatte. Dabei werden folgende Dateiformate unterstützt: *.gif, *.png, *.jpg, *.jpeg, *.pdf.

> Features

Was ist POLAVIS VIVA?

POLAVIS VIVA ist ein Online-Dienst für das persönliche und intelligente Management von Gesundheitsdaten. Sie können Ihre gesamte Gesundheit über POLAVIS VIVA verwalten, um so bei Bedarf alle persönlichen und medizinisch notwendigen Informationen zu Verfügung zu haben.

Das Besondere, POLAVIS VIVA ist eine verschlüsselte persönliche Patientenakte, die viele Vorteile besitzt:

– einfache Eingabe, Pflege und Änderung der Daten

– intelligente und automatische Verknüpfung nach medizinischer Logik

– übersichtliche Steuerung durch einfaches Vokabular trotz umfassendem und komplexen System

– offline Notfallpass mit Zugang zu den wichtigsten Gesundheitsdaten auf einen Blick.

Wir möchten, dass sich jeder Mensch ganz einfach und selbstbestimmt mit seiner Gesundheit auseinandersetzen kann. Dazu ist ein vereinfachter Umgang und eine Sensibilisierung hinsichtlich eigener Gesundheitsdaten erforderlich. POLAVIS VIVA verwirklicht diese Vision und dient ausschließlich Ihrem Wohl!

Was ist das Besondere an POLAVIS VIVA?

POLAVIS VIVA bietet Ihren Patienten eine einzigartige und intelligente Möglichkeit Ihre Gesundheitsdaten zu strukturieren und für sich aufzubereiten. Darüber hinaus bietet POLAVIS VIVA eine Kommunikationsschnittstelle zwischen Ihnen und Ihren Patienten. Sie können Behandlungsinformationen und Medikationspläne übermitteln und im Gegenzug stellen die Patienten Informationen und Dokumentationen zu Ihrer Gesundheit bereit.

Womit kann ich in Zukunft rechnen?

Der Leistungsumfang wird auch in Zukunft stetig wachsen, um Sie effizienter und zielgerichteter bei Ihrer Gesundheit zu unterstützen. Schon bald wird der Umfang auch auf Pflegeheime und Krankenhäuser erweitert, sodass mit POLAVIS VIVA die gesamte Behandlungskette unterstützt wird.

Was bedeutet Patientenhoheit?

Gemäß EU-Datenschutzverordnung sind Ihre Patienten alleiniger Eigentümer sämtlicher Gesundheitsdaten. Ihre Patienten haben demzufolge auch Anspruch auf Herausgabe aller Informationen, die von Ihnen über sie angefertigt werden. Mit POLAVIS VIVA unterstützen wir Sie die Datenweitergabe so einfach und sicher wie möglich zu gestalten.